L’art de la vidéoconférence

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Par la force des choses, les réunions à distance par vidéoconférence deviennent la norme — avec les collègues, les fournisseurs, les clients. Et il s’agit non seulement de logiciels qui permettent aux gens de se rapprocher virtuellement, mais de véritables vitrines sur toute cette communication non verbale qui se perdait dans les appels téléphoniques. L’éparpillement des équipes va probablement rendre cette pratique de plus en plus commune pour l’avenir aussi, alors profitons de l’occasion pour la maîtriser comme il faut.

Quelques conseils pour optimiser vos rencontres virtuelles

Notre performance pendant une vidéoconférence va dépendre de plusieurs petits détails qui vont faire la différence. 

Le set up

Comme dans n’importe quelle réunion de bureau, certains éléments doivent être préparés d’avance pour éviter que la table ne soit couverte de graines de sésame et de tasses de Noël sales. Ça va aider à véhiculer une meilleure impression et, si bien fait, même à se donner l’illusion que la rencontre a eu lieu « en personne ».

• Ferme la porte à clé pour éviter d’être dérangé.
• Assure-toi que ta connexion Internet fonctionne.
• Choisis un fond clair, bleu ou blanc de préférence, et uni, qui ne suscite pas trop de distractions dans l’œil de ton interlocuteur. Pour une entrevue télévisée, à la limite une bibliothèque gonflée de beaux livres paraît bien, mais veille à ranger avant ta série de 50 nuances de gris.
• Évidemment, habille-toi de façon professionnelle. Pas besoin de sortir l’artillerie lourde, mais fais l’effort d’épiler tes sourcils d’isolement et de changer ton chandail de loup. Une chemise (éviter le blanc si le fond est blanc aussi), un veston sur un chandail, un gilet, ou un top soigné vont être parfaits. Pas besoin de cravate à mon sens – on sait que tu vas l’enlever la minute qu’on fini l’appel.
• Éteins tous les appareils qui peuvent faire du bruit ou sonner pendant la conférence
• Mets la lumière devant toi et évite d’être dans l’ombre, afin que ton interlocuteur puisse bien voir ton visage. 
• Mets ta caméra et ton ordi sur une surface ferme, qui ne bougera pas. Évite de le mettre sur tes jambes si tu ne veux pas que ton interlocuteur souffre de mal de mer. À cet effet, pas des vidéoconférences avec un cel non plus.
• Comme pour toute réunion en personne, une façon de rester « groundé » et en équilibre, pour garder le fil de tes idées et ne pas se faire déstabiliser, c’est d’appuyer les deux pieds par terre, bien parallèles. Ne chevauche pas tes jambes, même si ça te donne cet air de Sharon Stone qu’on te connaît bien.
• Ton visage doit être centré et ne doit pas prendre plus que le tiers de l’écran, un peu comme les présentateurs aux nouvelles. Vérifie où il est positionné avant de démarrer la vidéo.

La posture, les gestes, la voix, le visage

Comme les seules parties de ton corps qu’on va pouvoir apprécier sont le buste et le visage, le cerveau de ton interlocuteur va tout naturellement passer au peigne fin toute l’information non verbale qui vient uniquement de ces endroits, qui seront d’autant plus filtrés et réduits par l’écran de l’ordinateur – donc ça n’aide pas. D’où l’importance de bien soigner son langage corporel. 

• Garde ta poitrine bien ouverte, les épaules et le dos droits, et limite le nettoyage de poussières invisibles sur ton clavier. Tous les gestes spasmodiques sont indicateurs de nervosité.
• Cela dit, il ne faut pas rester immobile comme un balai, mais même accentuer tes gestes avec un peu plus de théâtralité, car il est plus difficile de souligner tes phrases à travers un petit écran. Donc bouge comme tu le ferais dans une conversation normale, ou juste un peu plus. 
• Si tu commences à gesticuler déraisonnablement, ça va 1) prendre toute la place, 2) distraire de ton message principal, 3) en dire long sur ta nervosité et 4) te rendre un peu ridicule. Et ça ne va pas aider l’autre à connecter avec toi.
• On t’entend même si on est loin: pas besoin de crier.
• Si tu as une question et que vous êtes plusieurs sur la vidéoconférence, tu peux soit lever ta main, soit marquer ta question dans le forum de la vidéoconférence, ou encore signaler rapidement dans une pause entre deux phrases que tu aimerais prendre la parole.
• Garde toutes ces mimiques qui font naturellement partie d’une conversation – l’autre va s’en apercevoir de façon plus ou moins consciente. Par exemple, si tu es intéressé par ce qui est dit, tu peux incliner la tête comme dans une conversation face à face.
• Approche-toi de la caméra un peu, mais pas trop (pitié). 
• Avant-bras sur la table devant toi ou les accoudoirs, jamais (jamais!) sur tes jambes.
• Regarde ton interlocuteur dans les yeux, et pas dans la caméra: ça envoie le signal que tu le vois et l’écoutes. 
• Enfin: ne te regarde pas trop dans l’encadré de ta vidéo – c’est juste distrayant et tu finis par perdre le fil de la conversation. Tu peux le tasser dans un coin de ton écran ou même l’enlever, à la limite. 

Voilà quelques grains de sel. Ces notions se retrouvent un peu partout dans les ouvrages académiques (et non) sur le langage du corps. Deux auteurs à lire absolument à cet effet : Amy Cuddy et Joe Navarro. 

Savais-tu que le langage du corps peut aussi façonner qui tu es? ⬇️