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L’intégration d’une nouvelle ressource au sein d’une équipe est une étape délicate et importante, qui doit être prise au sérieux, d’autant plus si cette personne se joint à l’organisation en temps de confinement. 

Cela vaut pour tous les types de postes, mais c’est encore plus important pour un joueur clé, au salaire plus élevé, car vous voudrez que cette personne puisse être fonctionnelle le plus tôt possible pour apporter la valeur que vous souhaitez. Souvent les organisations font l’erreur de se fier à l’esprit d’autonomie des professionnels avec plusieurs années d’expérience, sans se soucier de les intégrer adéquatement. Et parfois, elles se trouvent à gérer trop tard les conséquences d’un mauvais encadrement.

CLARTÉ: soyez très clair quant à vos attentes et objectifs dès le départ

1. Rencontrez-la en premier, le jour de son arrivée, pour une bienvenue officielle et pour apprendre à mieux vous connaître. Consacrez 20-30 minutes pour faire un survol de l’histoire, de la mission, de la structure et du plan stratégique de l’organisation (essentiellement: qui on est et vers où on s’en va).

2. Voyez à maintenir des rencontres de suivi au moins une fois par semaine au cours des premières semaines, pour vérifier les besoins en lien avec les livrables prévus, vérifier l’état d’avancement des dossiers, les dynamiques au sein de l’équipe, donner et demander de la rétroaction et ajuster le tir au besoin.

3. Aussi, mettez à son agenda toutes les dates importantes à venir (ex. le dates des prochaines rencontres d’équipe, échéances, activités, etc.)

4. Ne tenez pas pour acquis qu’elle connaisse son rôle à jouer dans les dossiers en cours. Même dans le cas d’un nouveau gestionnaire, ne laissez pas de zones grises quant à ses fonctions, ça ne servira personne.

STRUCTURE: structurez son intégration et son apprentissage

5. Assurez-vous qu’au niveau technologique tout soit en règle AVANT son entrée en poste : compte de messagerie courriel, signature courriel déjà installée, poste d’ordinateur/écran, logiciels informatiques nécessaires déjà installés, téléphone et extension, cellulaire le cas échéant, clé magnétique pour l’entrée, etc. Parallèlement, assurez-vous que la comptabilité ait toutes les informations nécessaires aux virements bancaires.

6. Fournissez-lui aussi une liste exhaustive de tous les codes dont elle aura besoin, par exemple : porte d’entrée, messagerie vocale, CRM, compte intranet, tout autre programme/système nécessaire à ses fonctions. Organisez aussi rapidement les formations nécessaires à l’utilisation des systèmes/logiciels (ex. CRM), si besoin il y a. La nouvelle personne aura aussi besoin de connaître la liste des numéros de téléphone et des courriels de tous les employés, les activités à venir et la liste des fournisseurs.

7. Vous devrez lui remettre un cahier du nouvel employé avec l’ensemble des politiques en vigueur, l’organigramme, mission/vision/valeurs de l’organisation, la planification stratégique, les détails des avantages sociaux, la liste des jours fériés, etc.

8. Enfin, si possible, accueillez-la avec ses nouvelles cartes professionnelles sur son bureau, même s’il y a un temps de probation (50 cartes: environ 20$). Si l’intégration se fait à distance, faites-lui parvenir par la poste ses cartes avec l’ensemble des documents. C’est un premier geste de bienvenue bien apprécié.

ÉQUIPE: voyez à son intégration au sein de l’équipe

9. Envoyez un courriel de présentation à l’avance aux employés pour les aviser de son entrée en fonction, avec quelques mots sur son profil. Évitez toujours l’effet surprise autant que possible au sein d’une équipe. Présentez-la également à partenaires et clients une fois qu’elle intègre ses fonctions avec l’ensemble de ses coordonnées.

10. Associez-lui un « buddy« , soit une personne qui pourra être son point de contact et son accompagnateur au cours des premières semaines pour répondre à toutes les questions en lien avec les processus internes, faciliter son intégration avec le reste de l’équipe, l’initier aux pratiques courantes, etc. Demandez à ce « buddy » de faire des suivis réguliers (une fois semaine idéalement, pendant le premier mois et demi).

11. Enfin, organisez des rencontres (virtuelles) de 30-45 minutes avec chacune des équipes, pour qu’elles puissent présenter leurs activités et leurs objectifs de l’année, et voir les dossiers à travailler conjointement. 

CULTURE: assurez son apprentissage de la culture d’entreprise

12. Il y a des chances que vous ayez embauché une personne qui partage les mêmes valeurs que vous et votre entreprise. Parlez-lui de ces valeurs en lui disant ce que cela signifie pour vous et en lui donnant des exemples concrets de façons de faire, habitudes et mœurs internes. Vous êtes un ambassadeur de ces valeurs, les exemples ne vont surement pas vous manquer.

13. N’oubliez pas que quelqu’un qui vient d’arriver en poste ne connaît pas les acronymes qui sont utilisés couramment, les prénoms, noms ou surnoms des employés ou des partenaires externes. Aidez-la en lui fournissant tous ces détails, et en prenant le soin d’expliquer tout en demeurant disponible.

14. Fournissez-lui également les textes corporatifs de référence sur votre entreprise: livres, derniers rapports d’activité, articles de fond, etc.

15. Cette personne ne connaît pas non plus les règles en vigueur, parfois explicites et d’autres moins, qui composent aussi la culture organisationnelle (ex. habitudes de nettoyage de la cuisine et des espaces partagés, façons de célébrer les anniversaires ou repas d’équipe, règles pour la réservation des salles de réunion, etc.). Parlez-en, et demandez à toute l’équipe de l’aider comme ils aimeraient être aidés aux premiers jours : avec collaboration et patience.

16. Éventuellement, organisez une activité (virtuelle) pour souligner les nouveaux arrivés et les départs, célébrer les anniversaires, etc.

17. Mettez à jour votre site internet avec ses nouvelles coordonnées, et souhaitez-lui la bienvenue sur les comptes corporatifs de réseaux sociaux avec un visuel accrocheur et idéalement une photo.

18. Dernier conseil: ne noyez pas votre nouvelle recrue dans toute cette nouvelle information! L’intégration prend du temps, il y a des étapes qui peuvent être échelonnées dans les semaines à venir. N’oubliez pas que ça prend environ 6 mois pour prendre ses aises dans un nouveau poste. 

Une réponse sur « Réussir l’intégration d’un nouvel employé (à distance) »

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